Indicazioni condivise per chi opera nella rete vendita di Terranova Alimenti.
Un riferimento utile per lavorare con metodo, costruire relazioni solide con i clienti e valorizzare il lavoro di tutti i reparti.
Il rappresentante è il volto dell'azienda presso il cliente. Da una collaborazione attenta e costante con gli uffici interni dipende la qualità del servizio che riusciamo a offrire.
Le indicazioni che seguono raccolgono le buone pratiche maturate negli anni e le procedure operative che ci permettono di lavorare in modo ordinato. Vi chiediamo di farle vostre, segnalando con fiducia ogni difficoltà o suggerimento di miglioramento.
Art. 1 Anagrafica cliente
L'apertura di una nuova posizione cliente è un momento delicato: dati corretti fin dall'inizio evitano problemi a tutti, dal cliente alla fatturazione.
- Per trasmettere una nuova anagrafica utilizzate sempre l'apposito modulo, che include il controllo automatico della partita IVA tramite VIES.
- Compilate il modulo in ogni sua parte e raccogliete la firma del cliente, comprensiva del consenso al trattamento dei dati personali.
- Il modulo viene poi preso in carico dall'ufficio ordini e fatturazione, che provvede al caricamento del cliente in sistema.
Art. 2 Inserimento ordini
Gli ordini si inseriscono tramite l'applicativo BCGO. Un ordine compilato con cura semplifica il lavoro della logistica e riduce gli errori di consegna. Vi chiediamo cortesemente di rispettare queste indicazioni:
- Indicate sempre la data di consegna nell'apposito campo dedicato, non nelle note.
- Allo stesso modo, eventuali omaggi non vanno scritti nelle note: utilizzate i campi previsti.
- Lo sconto massimo applicabile è del 15%: per eccezioni rivolgetevi alla Direzione Commerciale.
- Le giacenze sono online e aggiornate in tempo reale: consultatele prima di confermare un ordine importante.
Pianificazione settimanale. Quando possibile, evitate di inviare più ordini dello stesso cliente nell'arco della stessa settimana: ogni consegna ha un costo e tornare più volte dallo stesso cliente è uno spreco evitabile. Aiutate il cliente a programmare gli acquisti in modo unitario.
Carico del venerdì. Il venerdì è la giornata più intensa per la logistica. Quando l'urgenza lo consente, distribuite gli ordini sugli altri giorni della settimana: ne guadagnano la qualità del servizio e i tempi di consegna.
Art. 3 Relazione con il cliente
Siate vicini ai clienti. La visita personale resta lo strumento più efficace per costruire fiducia, capire le esigenze e cogliere opportunità che il telefono o l'email difficilmente riescono a far emergere.
- Visitate i clienti regolarmente, anche quando non c'è un ordine specifico da concordare.
- Ascoltate, prendete nota delle osservazioni e segnalate all'ufficio le richieste utili a migliorare il servizio.
- Curate il rapporto nel tempo: un cliente seguito con continuità è un cliente che resta.
Art. 4 Aggiornamento dati e canvass
- Effettuate l'aggiornamento dati (scarico file + aggiornamento DB) almeno una volta al giorno: i listini, le giacenze e la situazione contabile dei clienti rimangono così sempre allineati.
- Gli aggiornamenti sono disponibili dopo le 14:00 e dopo le 20:00.
- I canvass attivi, le condizioni e le scadenze vengono comunicati tramite il gruppo WhatsApp dedicato e via email automatica: vi chiediamo di prenderne visione tempestivamente per allineare la vostra proposta commerciale.
Art. 5 Logistica e tempi di consegna
- Gli ordini sono lavorati dalla logistica nella fascia 7:00–18:00.
- Il tempo standard di consegna è di circa 48 ore lavorative.
- Le consegne in giornata sono possibili solo per casi eccezionali e vanno concordate.
Art. 6 Portale Terranova Hub
Terranova Hub è il portale interno aziendale (è quello dal quale state leggendo questa pagina). Mette a disposizione molti strumenti utili al lavoro quotidiano:
- Stato avanzamento ordini: da preparare, preparati, in consegna, consegnati, rientrati.
- Rubrica telefonica aziendale: numeri diretti di tutti i colleghi, inclusi i consegnatari.
- Situazione contratti dei clienti: per consultare condizioni, scadenze e accordi commerciali in essere.
- Statistiche commerciali: andamento vendite, performance e dati di sintesi utili a orientare l'attività.
- Documenti aziendali: loghi, coordinate IBAN, listini, comunicazioni interne.
- Mansionari e regolamenti di ciascun ruolo aziendale.
Vi invitiamo a visitare periodicamente il portale: è in continua evoluzione e nuove sezioni vengono aggiunte regolarmente.
Art. 7 Prodotti non disponibili e stralci
- Se un prodotto non è disponibile, il preparatore può contattarvi per concordare un'eventuale sostituzione: rispondete con tempestività quando possibile.
- Per i prodotti di scarsa rilevanza si procede direttamente allo stralcio.
- Riceverete sempre una email con l'elenco degli stralci: utilizzatela per informare il cliente con trasparenza e per recuperare al prossimo ordine ciò che è mancato.
Art. 8 Comunicazioni automatiche al cliente
Il sistema gestisce automaticamente diverse comunicazioni al cliente, così potete concentrarvi sulla parte commerciale:
- Notifica via SMS o email al momento dell'affidamento della merce al consegnatario.
- Invio della copia di cortesia del documento di consegna.
- Richiesta di valutazione del servizio a chiusura del giro.
Resta in capo a voi la relazione commerciale e la gestione di eventuali segnalazioni o reclami del cliente.
Art. 9 Situazione contabile e credito
La salute finanziaria della rete dipende dalla puntualità degli incassi. Interessarsi della situazione contabile del cliente fa parte integrante del lavoro del rappresentante: non è un'attività di controllo, ma un modo concreto per aiutare il cliente a rispettare le scadenze e mantenere un rapporto sereno con l'azienda.
- La situazione contabile aggiornata di ciascun cliente (fatture, scadenze, partite aperte) è consultabile direttamente da BCGO, dal giorno successivo alla contabilizzazione.
- Durante la procedura di incasso effettuata tramite BCGO è obbligatorio indicare il metodo di pagamento utilizzato (contanti, assegno, bonifico, ricevuta bancaria, ecc.): è un dato indispensabile per la contabilizzazione corretta e per la tenuta ordinata della partita del cliente.
- Ogni giorno il sistema invia un'email di promemoria con l'elenco dei clienti che hanno partite scadute: utilizzatela come supporto per la vostra azione di sollecito.
- Il fido e le condizioni di pagamento sono stabiliti dall'ufficio credito, nella persona di Giovanni Nuccio: vi chiediamo di restare sempre allineati alle condizioni concordate e di non assumere autonomamente impegni in deroga.
Aiutare il cliente a rispettare le scadenze è anche aiutare se stessi: tutela il rapporto, le provvigioni e la continuità della fornitura.
Art. 10 Supporto tecnico
Per problemi su applicativo BCGO, dispositivo, connessione o email, il referente è Mirko Terranova.
Per problematiche sui canvass (condizioni, caricamento, funzionamento) potete rivolgervi a Daniele Scherma ed Enrico Di Bona.
Art. 11 Uffici di riferimento
Per qualunque necessità potete rivolgervi ai seguenti reparti:
Daniele Scherma, Enrico Di Bona
Art. 12 Una nota finale
Questo documento non vuole essere un elenco di regole rigide, ma uno strumento di lavoro condiviso. Le indicazioni qui raccolte nascono dall'esperienza comune e sono pensate per agevolare il vostro lavoro quotidiano.
Per qualsiasi proposta di miglioramento o per segnalare un'esigenza non coperta dal presente regolamento, rivolgetevi con fiducia alla Direzione Commerciale.